Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Agnieszka Rybicka-Bulska, prowadząca Gabinet Psychologiczny, Agnieszka Rybicka-Bulska, z siedzibą pod adresem: ul. Aleksandra Gajkowicza 15/m. 97, 03-562 Warszawa.

Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych:

• e-mail: kontakt@poczta.gabinetpsycholog.com
• telefon: 506 472 364

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, ponieważ nie ma takiego obowiązku. We wszystkich sprawach dotyczących Twoich danych możesz kontaktować się bezpośrednio z administratorem pod powyższym adresem e-mail lub numerem telefonu.

2. Jakie dane przetwarzamy

Przy rezerwacji wizyty przez formularz online zbieramy:

• imię i nazwisko,
• numer telefonu,
• adres e-mail,
• wybrany termin wizyty oraz opcjonalne komentarze, które samodzielnie wpiszesz w formularzu.

Dane te wykorzystujemy, aby wysłać Ci e-mail z potwierdzeniem rezerwacji oraz przekazać powiadomienie o wizycie do gabinetu.

Nie zbieramy danych szczególnych kategorii (w tym danych o stanie zdrowia) przez formularz. Jeśli zdecydujesz się podać je w polu „Komentarze”, zostaną wykorzystane wyłącznie do przygotowania się do wizyty i podlegają tajemnicy zawodowej.

Odpowiedzi w quizie „Czy potrzebuję psychoterapii?” są liczone wyłącznie w Twojej przeglądarce. Nie wysyłamy ich na serwer, nie zapisujemy ich ani nie przekazujemy nikomu, także narzędziom analitycznym. Po zamknięciu strony znikają. Nasza statystyka odnotowuje jedynie, że quiz został rozpoczęty lub ukończony, bez odpowiedzi i bez wyniku.

3. Cele i podstawy prawne

• Realizacja rezerwacji wizyty, podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy o świadczenie usług psychologicznych).
• Kontakt mailowy i telefoniczny w sprawie wizyty, podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora w prowadzeniu komunikacji z pacjentem).
• Prowadzenie dokumentacji świadczeń psychologicznych, podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO w związku z przepisami regulującymi wykonywanie zawodu psychologa.
• Rozliczenia księgowe i podatkowe, podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki wynikające z przepisów podatkowych i rachunkowych).
• Utrzymanie i poprawianie strony (własna statystyka odwiedzin), podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora). Szczegóły w sekcji 8; te dane są pseudonimizowane i nie zawierają Twojego adresu IP.

4. Okres przechowywania danych

• Dane rezerwacyjne (imię, telefon, e-mail, termin): do czasu realizacji wizyty oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń, nie dłużej niż 3 lata od ostatniego kontaktu.
• Dokumentacja świadczeń psychologicznych: przez okres wymagany właściwymi przepisami prawa.
• Dokumenty księgowe: przez 5 lat od końca roku obrotowego, w którym wystawiono dokument.
• Zapisy własnej statystyki odwiedzin (sekcja 8): 90 dni, a klucze pozwalające połączyć zapis z adresem sieci: 2 doby. Po tym czasie zostają wyłącznie anonimowe liczby dzienne.

5. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą zostać przekazane podmiotom, które wspierają działanie gabinetu na podstawie umów powierzenia przetwarzania lub na podstawie obowiązujących przepisów:

• Resend (Resend, Inc., z siedzibą w USA): dostawca usługi wysyłki maili transakcyjnych. Przez jego infrastrukturę przechodzą dane rezerwacji zawarte w mailu z potwierdzeniem dla Ciebie oraz w powiadomieniu dla gabinetu. Wiąże się to z przekazaniem danych do USA, które odbywa się na podstawie umowy powierzenia przetwarzania oraz standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (lub innego mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO).
• Dostawca hostingu: w zakresie technicznego przechowywania danych formularza na serwerze. Dane przechowywane są na serwerze zlokalizowanym w Unii Europejskiej (w Polsce).
• Google Ireland Limited: dostawca usług Google Analytics 4, Google Tag Manager i Google Ads, wyłącznie jeśli wyrazisz zgodę na cookies analityczne lub reklamowe (zob. sekcja 7).
• Microsoft Ireland Operations Limited: dostawca usługi Microsoft Clarity, wyłącznie jeśli wyrazisz zgodę na cookies analityczne (zob. sekcja 7).
• Biuro księgowe, podmioty świadczące obsługę prawną: w zakresie wynikającym z odrębnych podstaw prawnych.

Dane nie są profilowane ani wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji. Nie sprzedajemy danych podmiotom trzecim.

6. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem Twoich danych przysługują Ci następujące prawa:

• dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii,
• sprostowania (poprawienia) danych,
• usunięcia danych (w zakresie, w jakim nie są dłużej niezbędne do celów, dla których zostały zebrane),
• ograniczenia przetwarzania,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• przenoszenia danych,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Aby skorzystać z tych praw, skontaktuj się z administratorem pod adresem kontakt@poczta.gabinetpsycholog.com.

7. Pliki cookies

Strona używa technicznych plików cookies niezbędnych do działania panelu administracyjnego (sesja zalogowanego administratora). Tego rodzaju cookies są zwolnione z obowiązku uzyskiwania zgody na podstawie art. 173 ust. 3 ustawy Prawo telekomunikacyjne.

Za Twoją zgodą korzystamy także z cookies analitycznych Google Analytics 4. Do uruchomienia tej analityki używamy narzędzia Google Tag Manager, które samo nie zapisuje cookies. Dostawcą obu jest Google Ireland Limited. Analityka służy wyłącznie do anonimowych statystyk odwiedzin: które podstrony są czytane i skąd trafiają na nie odwiedzający. Podstawą prawną jest Twoja dobrowolna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażana w komunikacie przy pierwszej wizycie. Dane pomiarowe mogą być przekazywane do Google LLC w USA na podstawie decyzji Komisji Europejskiej (EU-U.S. Data Privacy Framework).

Na podstawie tej samej zgody korzystamy z Microsoft Clarity (dostawca: Microsoft Ireland Operations Limited), również uruchamianej przez Google Tag Manager. Clarity pokazuje, jak odwiedzający poruszają się po stronie: zapisuje przewijanie, kliknięcia i ruchy kursora jako nagrania sesji i zbiorcze mapy kliknięć. Służy nam wyłącznie do tego, żeby znaleźć miejsca, w których strona jest niejasna albo trudna w obsłudze. Tekst wpisywany w pola formularzy nigdy nie jest zapisywany, a formularz rezerwacji, potwierdzenie rezerwacji i strona odwołania wizyty są w nagraniach w całości zasłonięte (tak samo quiz, razem z odpowiedziami i wynikiem), więc Twoje imię, telefon, e-mail ani termin wizyty nie trafiają do Microsoftu. Clarity zapisuje w przeglądarce cookies _clck i _clsk z pseudonimowym identyfikatorem, a z domen Microsoftu (clarity.ms, bing.com) mogą zostać ustawione cookies CLID, MUID, ANONCHK, MR i SM. Nie udostępniamy danych z Clarity do celów reklamowych. Microsoft przechowuje nagrania przez 30 dni, a ich niewielką część oraz zbiorcze mapy kliknięć do 9 miesięcy. Dane mogą być przekazywane do Microsoft Corporation w USA na podstawie decyzji Komisji Europejskiej (EU-U.S. Data Privacy Framework) oraz standardowych klauzul umownych.

Osobno, tylko jeśli zaznaczysz zgodę na cookies reklamowe, korzystamy z pomiaru konwersji Google Ads (dostawca: Google Ireland Limited). Gdy prowadzimy reklamy w wyszukiwarce Google, pozwala nam to sprawdzić, czy wizyta na stronie lub rezerwacja przyszła z reklamy, i ocenić, czy kampania ma sens. W tym celu w przeglądarce zapisywane są cookies _gcl_au i _gcl_aw, a Google otrzymuje informację o wejściu z reklamy. Nie przekazujemy Google Twojego imienia, telefonu, adresu e-mail ani treści rezerwacji. Nie prowadzimy remarketingu i nie wyrażamy zgody na reklamy spersonalizowane: nie pokazujemy Ci reklam na podstawie wizyty na stronie gabinetu. Podstawą prawną jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), a przekazywanie danych do Google LLC w USA odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej (EU-U.S. Data Privacy Framework).

W komunikacie przy pierwszej wizycie możesz przyjąć obie kategorie, odrzucić obie albo wybrać każdą osobno (przycisk „Dostosuj”). Żadne z tych narzędzi nie jest ładowane, dopóki zgody nie wyrazisz, a po odmowie obu kategorii strona nie nawiązuje żadnych połączeń z serwerami Google ani Microsoftu.

Twoją decyzję (zgodę lub odmowę) zapisujemy lokalnie w pamięci przeglądarki (localStorage), aby nie pytać o nią przy każdej wizycie; nie jest to plik cookie i nie przekazujemy tej informacji żadnym podmiotom. W każdej chwili możesz zmienić swoją decyzję, a komunikat z wyborem pojawi się ponownie. Gdy wycofasz zgodę albo jej odmówisz, zapisane wcześniej cookies analityczne Google, cookies _clck i _clsk Clarity oraz cookies reklamowe _gcl_* są usuwane z Twojej przeglądarki. Cookies ustawione na domenach Microsoftu (np. MUID) możemy usunąć tylko z naszej domeny, więc te usuniesz w ustawieniach przeglądarki.

Mapa Google osadzona na stronie „Lokalizacja” ładowana jest dopiero po Twoim świadomym kliknięciu. Dopiero wtedy Google może pobrać swoje zasoby i ustawić własne cookies, zgodnie z polityką prywatności Google. Możesz też w każdej chwili zablokować obsługę cookies w ustawieniach swojej przeglądarki.

8. Własna statystyka odwiedzin (bez cookies)

Niezależnie od narzędzi Google i Microsoftu prowadzimy własną, prostą statystykę odwiedzin na naszym serwerze. Potrzebujemy jej, żeby wiedzieć, czy strona spełnia swoje zadanie: które teksty są czytane i na którym kroku rezerwacji ludzie się gubią. Bez tego poprawialibyśmy stronę na wyczucie.

Ta statystyka nie zapisuje niczego w Twojej przeglądarce: żadnego pliku cookie, żadnego identyfikatora w pamięci urządzenia. Dlatego nie pytamy o nią w komunikacie o cookies. Zapisujemy na serwerze: datę i godzinę, adres odwiedzonej podstrony, adres podstrony poprzedniej, nazwę serwisu, z którego do nas trafiłeś (np. „google.com”, bez wpisanej frazy), oznaczenie kampanii, jeśli przyszedłeś z naszej reklamy albo z linku, który sami oznaczyliśmy (np. „google/cpc”, nazwa kampanii, grupa reklam i nasze słowo kluczowe; samego numeru kliknięcia w reklamę nie zapisujemy), język ustawiony w przeglądarce, rodzaj urządzenia (telefon, tablet, komputer), rodzaj zdarzenia, na przykład „otwarto formularz rezerwacji”, a także to, jak długo podstrona była otwarta, jak długo była na ekranie i w użyciu oraz jak daleko została przewinięta. Czas użycia liczy się tylko wtedy, gdy strona jest widoczna i ktoś z niej korzysta.

Twojego adresu IP nie zapisujemy. Zostaje z niego numer sieci (trzy pierwsze części adresu, resztę zastępujemy zerami) oraz nieodwracalny skrót, który powstaje z losowego klucza zmienianego codziennie. Klucze starsze niż dwie doby usuwamy, więc po dwóch dniach powiązanie zapisu z konkretnym adresem staje się niemożliwe także dla nas. Skrót służy wyłącznie do tego, żeby kolejne kroki jednej wizyty na stronie dały się połączyć w jedną ścieżkę. Z numeru sieci odczytujemy też przybliżony kraj połączenia, korzystając z bazy adresów zapisanej na naszym serwerze, więc do tego sprawdzenia nic nie jest wysyłane na zewnątrz.

Nie zapisujemy tu Twojego imienia, telefonu, adresu e-mail, terminu wizyty ani treści pola „Komentarze”. Nie logujemy strony odwołania wizyty (adres z Twojego maila jest daną o Tobie) ani kliknięć w numery kryzysowe podane na stronie. Danych z tej statystyki nie przekazujemy nikomu; nie opuszczają naszego serwera.

Osobno zapisujemy wejścia programów, które same przedstawiają się jako roboty (na przykład wyszukiwarka Google albo narzędzia sztucznej inteligencji) albo przychodzą z adresów, które firmy publikują jako adresy swoich robotów, oraz żądania adresów, o które pytają wyłącznie automaty szukające luk w zabezpieczeniach. Zostaje po nich nazwa programu, adres podstrony, data i numer sieci w takiej samej, skróconej postaci jak wyżej.

Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w utrzymaniu i poprawianiu strony. Szczegółowe zapisy przechowujemy przez 90 dni, po czym zostają z nich wyłącznie zbiorcze liczby dzienne bez żadnych identyfikatorów, czyli dane anonimowe. Masz prawo wnieść sprzeciw wobec tego przetwarzania (art. 21 RODO) — napisz do nas, a możesz też zgłosić sprzeciw samą przeglądarką: jeśli wysyła ona sygnał Global Privacy Control albo Do Not Track, nie zapisujemy o Twojej wizycie nic.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych w formularzu rezerwacji jest dobrowolne, ale niezbędne do umówienia wizyty. Bez podania imienia, telefonu i e-maila nie będziemy w stanie potwierdzić terminu ani się z Tobą skontaktować.

10. Zmiany polityki

Polityka prywatności może być aktualizowana w miarę zmian prawnych lub organizacyjnych. Aktualna wersja zawsze dostępna jest pod tym adresem.